Estatutos de la Asociación Iberoamericana de Organismos Gubernamentales de Defensa y Protección Civil

La Asociación Iberoamericana de Organismos Gubernamentales de Defensa y Protección Civil, (en adelante la Asociación), se constituye como una organización interinstitucional, sin fines de lucro, que en el marco de la Comunidad Iberoamericana de Naciones, se regirá por los presentes Estatutos.

Son objetivos de la Asociación el fomento de la cooperación científica y técnica en materia de gestión de desastres y el incremento y mejora del intercambio de información y experiencias de interés mutuo para los asociados, así como la promoción de la capacitación y el desarrollo de los recursos humanos en el ámbito de la protección y defensa civil.

Para la consecución de los objetivos señalados en el artículo anterior, la Asociación podrá desarrollar las siguientes actividades:

Promover, coordinar y programar, reuniones y seminarios de carácter científico y técnico, en el ámbito de la gestión de desastres.

Fomentar la puesta en práctica de programas de intercambio de visitas entre especialistas de los organismos asociados.

Fomentar el desarrollo y la armonización de programas de formación especializada en materia de protección y defensa civil.

Promover la realización de proyectos conjuntos entre los asociados cuya finalidad sea concordante con los objetivos de la Asociación.

Establecer recomendaciones de carácter técnico dirigidas a la armonización de metodologías, léxico y simbología, utilizadas en el desarrollo de sus actividades por los organismos asociados, así como elaborar estudios sobre legislación comparada.

Divulgar en los diferentes países iberoamericanos y en la comunidad internacional los objetivos de la Asociación, sus proyectos y realizaciones.

Crear comisiones y grupos de trabajo para el desarrollo de programas relacionados con las actividades de la Asociación.

Realizar gestiones dirigidas a obtener patrocinadores y apoyo financiero para la realización de las actividades que se programen.

Fortalezar ante Naciones Unidas su competencia como organización colaboradora de protección y defensa civil.

El domicilio de la Asociación será el del organismo asociado que ejerza la Presidencia, durante el período de mandato que corresponda.

Los idiomas oficiales de la Asociación serán el español y el portugués.

La Asociación tendrá una duración indefinida, en tanto no sea decidida su disolución de conformidad con el procedimiento establecido en los presentes Estatutos.

Podrán ser socios, cualquiera que sea su denominación, todos los organismos gubernamentales designados de los países iberoamericanos, con ámbito de competencia en todo el territorio de cada uno de estos países, que tengan legalmente atribuidas competencias en la prevención, mitigación, preparación, puesta en marcha y coordinación de las medidas de protección, de salvamento y de asistencia a la población en situaciones de grave riesgo colectivo, emergencia, desastre, catástrofe o calamidad pública, así como la rehabilitación de las áreas afectadas por tales situaciones.
Dichos organismos actuarán a través de sus representantes legales, o de quienes designen específicamente para participar en la Asociación. Cada Gobierno Iberoamericano designará al representante oficial del país respectivo en caso de existir más de un organismo con tales competencias. En caso de no recibirse dicha designación, la representación del país seguirá siendo del Organismo que se encuentre reconocido ante la propia Asociación.

Para incorporarse a la Asociación, deberá solicitarse por escrito al Secretario General, quien dará conocimiento de ello al Presidente y al Vicepresidente para su presentación a la siguiente Conferencia, la que resolverá.
Los participantes en la primera Conferencia y los organismos que se adhirieron antes de finalizar el año 1997, serán considerados "socios fundadores" de la Asociación, no necesitando formular solicitud alguna para adquirir la condición de miembros de la misma.

Participar con voz y voto en las Conferencias, reuniones y actos de cualquier carácter que la Asociación organice.

Conocer el funcionamiento de la Asociación y requerir información al respecto.

Recibir información relacionada con la actividad de los diversos organismos asociados.

Formar parte de las comisiones y grupos de trabajo.

Participar en las diferentes actividades programadas o efectuadas bajo los auspicios de la Asociación.

Son obligaciones de los socios:

Cumplir con los acuerdos que se adopten por los órganos de la Asociación, de conformidad con los procedimientos establecidos en los presentes Estatutos.

Colaborar con la Asociación en el cumplimiento de sus objetivos.

Comunicar al Secretario General, cualquier cambio de representante legal del organismo asociado u otros cambios institucionales de significación.

Dejarán de pertenecer a la Asociación los organismos que así lo manifiesten por escrito al Secretario General, quien dará conocimiento de ello al Presidente y al Vicepresidente para su comunicación a la siguiente Conferencia.

Podrán formar parte de las comisiones y grupos de trabajo que se constituyan en el seno de la Asociación, representantes de organizaciones no gubernamentales y de cualquier institución, pública, privada o social, de los países iberoamericanos, entre cuyas actividades se incluyan las relacionadas con la prevención, la preparación o el socorro en caso de desastre, o cualquier otra actuación que pueda contribuir a evitar o reducir los riesgos y los daños de situaciones catastróficas.
Para la incorporación de representantes de una institución, con las mencionadas características, a alguna comisión o grupo de trabajo, habrá de obtenerse la aprobación de la Conferencia, a propuesta del Presidente, previa iniciativa de presentación del miembro de la Asociación, del país al que pertenezca la institución referida.

Las organizaciones internacionales que incluyan entre sus miembros países iberoamericanos y entre cuyos objetivos esté el desarrollo de actividades análogas a las relacionadas en el artículo precedente, podrán asimismo estar representadas en las comisiones y grupos de trabajo de la Asociación, cuando así lo apruebe la Conferencia a propuesta del Presidente.

La Conferencia podrá aprobar, a propuesta del Presidente, e iniciativa de presentación de uno o más socios, la incorporación a las comisiones y grupos de trabajo de la Asociación, de personas o instituciones con reconocido prestigio en el ámbito internacional, en las materias que sean objeto de la comisión o del grupo de trabajo que se trate.

Los representantes de organismos no asociados y las personas que a título individual formen parte de comisiones y grupos de trabajo de la Asociación, tendrán los mismos derechos y obligaciones que los socios, en lo referente al ámbito de la comisión o del grupo de trabajo del que formen parte.
Tales miembros de comisiones y grupos de trabajo podrán participar en las sesiones de la Conferencia, con voz y sin voto, a invitación del Presidente, cuando el tema a debatir aconseje su aportación especializada.

Dejarán de formar parte de las comisiones y grupos de trabajo, los organismos, instituciones y las personas que estén a título individual, cuando así lo manifiesten por escrito al Secretario General, quien dará conocimiento de ello al Presidente y al Vicepresidente para su comunicación a la siguiente Conferencia, así como aquellos que la propia Conferencia así lo decida.

Para el cumplimiento y desarrollo de sus fines la Asociación contará con los siguientes órganos:

La Conferencia es el órgano superior de adopción de decisiones de la Asociación y estará constituida por los representantes de los organismos asociados.

La Conferencia se reunirá, en sesión ordinaria, una vez al año, en el lugar y fecha que decida la propia Conferencia, para elegir, cuando corresponda, a los demás órganos de la Asociación, aprobar los programas de actuación y valorar la gestión realizada. La Conferencia se reunirá con carácter extraordinario cuando así lo soliciten al Presidente, al menos, la tercera parte de los socios, o cuando el Presidente lo considere necesario porque la urgencia así lo requiera.
A iniciativa del Presidente, la Conferencia, cuando tenga carácter exclusivamente informativo, podrá efectuarse por medios electrónicos.

La convocatoria de las Conferencias ordinarias las hará el Presidente a través del Secretario General, con indicación de los temas a tratar, así como el lugar, día y hora de la reunión. Entre la fecha de emisión de la convocatoria y el día señalado para la celebración de la Conferencia deberá existir, al menos, un plazo de sesenta días naturales.

La Conferencia quedará válidamente constituida, a efectos de la celebración de sesiones, deliberaciones y toma de acuerdos, con la asistencia del número de representantes de miembros de la Asociación, acreditados fehacientemente, que representen, al menos, la mitad por exceso más uno de los votos posibles, debiendo permanecer este quórum durante toda la sesión. En todo caso se requerirá la asistencia del Presidente y del Secretario o de quienes legalmente los sustituyan.
Sin perjuicio de lo anterior, y a los efectos de mantener el quórum citado, el Secretario General podrá ser sustituido temporalmente por disposición de la Conferencia, en el caso de no haber podido asistir a la misma o tener que ausentarse de ésta. La mayoría de votos requeridos para adoptar esta sustitución temporal será de la mitad más uno de los presentes.

Las decisiones de la Conferencia se adoptarán por mayoría simple de los miembros presentes con las excepciones que establecen estos Estatutos.
Cada asociado tendrá derecho a un voto y en el caso de existir varios asociados de un mismo país, tendrán en conjunto un solo voto. En caso de empate decidirá el voto del Presidente o, en ausencia de éste del Vicepresidente.
No podrá ser objeto de deliberación o acuerdo ningún asunto que no figure incluido en el orden del día, salvo que estén presentes los miembros que representen los 2/3 del número total de votos de la Asociación y sea declarada la urgencia del asunto por voto favorable de la mayoría.

Dar directrices para el adecuado funcionamiento de la Asociación.

Promover iniciativas y velar por el cumplimiento de los fines de la Asociación.

Aprobar programas de trabajo conjunto, así como la creación de comisiones y grupos de trabajo, su composición y las normas de funcionamiento de los mismos.

Modificar todo o parte del presente Estatuto.

Decidir la admisión de nuevos asociados.

Elegir entre los asociados al Presidente, al Vicepresidente y al Secretario General.

Aprobar la gestión realizada por el Presidente, el Vicepresidente y el Secretario General.

Decidir la disolución de la Asociación.

Las funciones a que se refiere el párrafo d) y siguientes, no podrán ser delegadas por la Conferencia.

Para adoptar las decisiones a que se refieren los párrafos d) y h) del artículo precedente, se requerirá una mayoría de las dos terceras partes de los votos de los socios.

La Conferencia designará cada dos años, entre los socios que presenten su candidatura, al Presidente, al Vicepresidente y al Secretario General.

Las candidaturas se presentarán al Secretario General, con las formalidades que establezca la Conferencia, habiendo de ser, en todo caso, por escrito, en el que figurarán, junto al nombre del organismo gubernamental asociado, el de la persona que, en su representación, haya de ejercer las funciones atribuidas al órgano de la Asociación al que la candidatura se refiera.

Cada asociado sólo podrá ser elegido para un órgano de la Asociación, salvo en el caso de la Presidencia y de la Secretaria General que podrán recaer, mediante representantes distintos, en un mismo asociado.

El Presidente ostentará la representación de la Asociación y ejercerá las siguientes funciones:

Organizar con la colaboración del Vicepresidente, del Secretario General y en su caso con el país anfitrión, la celebración de la Conferencia Ordinaria y de las Extraordinarias que se acuerden.

Velar por el cumplimiento de los acuerdos que se adopten en las Conferencias.

Tomar conocimiento y proponer a la Conferencia la incorporación de nuevos socios a la Asociación, así como nuevos miembros a las comisiones y grupos de trabajo.

Informar a la Conferencia Ordinaria acerca de su gestión, así como del Vicepresidente y del Secretario General, en el período inmediatamente anterior.

Ejercer todas las facultades que le sean delegadas por la Conferencia.

El Vicepresidente ejercerá las siguientes funciones:

Colaborar con el Presidente en la organización de la Conferencia Ordinaria y de las Extraordinarias que se acuerden.

Coordinar acciones y trabajos entre los asociados.

Impulsar las actividades de las comisiones y grupos de trabajo creadas en el seno de la Asociación.

Colaborar con el Presidente en el ejercicio de las funciones de éste y sustituirle en caso de ausencia.

Ejercer las tareas que específicamente les sean atribuidas por la Conferencia o por el Presidente.

Serán funciones del Secretario General:

Colaborar con el Presidente y el Vicepresidente en la organización de la Conferencia Ordinaria o de las Extraordinarias que se acuerden, convocar las mismas a instancias del Presidente y elaborar las Actas correspondientes.

Confeccionar el presupuesto bianual y los informes de ingresos y gastos de la Asociación para su aprobación por la Conferencia y desempeñar la gestión económico-administrativa de la Asociación, bajo la supervisión del Presidente.

Facilitar, con carácter periódico, información de interés para los asociados, mediante la edición y distribución de un Boletín Informativo de la Asociación.

Colaborar con el Presidente y el Vicepresidente en las tareas de coordinación de las actividades de la Asociación y en las encaminadas a procurar el mejor funcionamiento posible de las comisiones y grupos de trabajo.

Desarrollar las actividades que específicamente le encomiende la Conferencia o el Presidente.

Los organismos asociados que hayan sido elegidos para desempeñar la Presidencia, la Vicepresidencia o la Secretaría General, se mantendrán en sus funciones durante un período de dos años, pudiendo ser reelegidos como máximo en otra ocasión, hasta completar dos períodos consecutivos. Transcurrido un plazo de dos años recobrarán su derecho a ser electos y reelectos.

Los representantes de los organismos asociados que ejerzan las funciones de Presidente, Vicepresidente y secretario General podrán ser sustituidos, durante el período de desempeño de sus funciones, cada uno por el organismo al que represente, por alguna de las siguientes causas:

Por incapacidad legal o física sobrevenida.

Por pérdida de las condiciones de representatividad con las que fue elegido.

Por acuerdo de la Conferencia, en reunión extraordinaria.

La Asociación carece de patrimonio en la fecha de su constitución. La Asociación procurará recursos que pasarán a formar parte de su patrimonio mediante las gestiones de su Presidente, con la colaboración del Vicepresidente, del Secretario General y de cualquiera de los socios, sin que ello contradiga su carácter no lucrativo.

La Asociación tendrá capacidad para ejercer derechos y contraer obligaciones en el desarrollo de las actividades previstas en el artículo 3 de los presentes Estatutos, pero sólo responderá con los bienes que posea, sin comprometer en ningún caso los bienes propios de sus asociados.

La Asociación se disolverá por acuerdo de la Conferencia de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 22.

En caso de disolución de la Asociación, sus fondos, si los hubiere, serán destinados a fines científicos y técnicos en el ámbito de la gestión de desastres. La aplicación será realizada por una Comisión Liquidadora nombrada a tal efecto por la Conferencia.